두 파일을 합쳤더니 같은 요청번호가 여러 번 나옵니다. 중복 제거 버튼을 누르기 전에 각 행이 같은 사건의 다른 시각인지 확인해야 합니다. 발견, 전달, 재확인은 같은 요청번호를 써도 서로 다른 기록입니다. 병합의 목표는 행을 적게 만드는 것이 아니라 필요한 이력을 빠뜨리지 않는 것입니다.
원본 파일을 읽기용으로 분리합니다
합칠 원본을 그대로 보존하고 병합 작업용 사본을 만듭니다. 각 행에 출처 파일명이나 원본 구분을 추가하면 값이 충돌했을 때 돌아갈 곳이 생깁니다. 원본에 직접 행을 붙여 넣으면 어느 부분이 기존 기록인지 구분하기 어려워집니다.
열 이름이 같아도 의미가 다른지 확인합니다. 한 파일의 날짜는 발견일이고 다른 파일의 날짜는 접수일일 수 있습니다. 같은 열에 맞춰 넣기 전에 항목 정의를 읽고 필요하면 별도 열로 유지합니다. 빈칸을 0이나 완료로 채우지 않습니다.
중복을 판단할 키를 업무에 맞게 정합니다
요청번호 하나만으로 중복을 판단하면 후속 기록이 사라집니다. 예제에서는 요청번호·기록 시각·기록 종류를 함께 봅니다. 동일한 키라도 내용이 다르면 자동 삭제 대상이 아니라 충돌 검토 대상입니다.
고유 비품 목록처럼 한 물건이 한 행이어야 하는 자료와 사건 이력처럼 한 요청이 여러 행인 자료는 규칙이 다릅니다. 파일의 목적을 먼저 정하고 중복 기준을 문서에 적습니다. 프로그램의 기본 선택값을 그대로 업무 기준으로 받아들이지 않습니다.
완전 중복과 충돌을 따로 모읍니다
모든 비교 항목이 같은 행은 동일 사본일 가능성이 있습니다. 출처를 보존한 뒤 대표 행을 정할 수 있습니다. 반면 같은 시각의 상태가 완료와 회신 대기로 다르면 어느 값이 맞는지 확인해야 합니다. 마지막 파일의 값이 항상 옳다는 규칙은 없습니다.
충돌 목록에는 원본 두 값과 확인 담당자, 확인 결과를 남깁니다. 결론이 나지 않으면 미확인으로 유지합니다. 원본을 확인할 수 없는 상황에서 보기 좋은 한 값으로 통일하면 나중에 근거를 설명할 수 없습니다.
병합 전후의 행 수를 계산합니다
A 파일 4행과 B 파일 3행을 합치면 시작은 7행입니다. 완전 중복 1행을 대표 행에 연결했다면 최종 6행이 되어야 합니다. 다만 행 수가 맞아도 잘못된 행을 없앴을 수 있으므로 요청번호별 이력도 함께 대조합니다.
예제에서는 같은 R-014의 발견과 전달을 둘 다 남깁니다. 다른 요청 R-015의 내용 충돌은 한 건으로 억지 마감하지 않고 검토 목록에 둡니다. 최종 수와 미확인 수를 나눠 보고하면 정리가 끝난 범위를 정확히 알 수 있습니다.
다음 입력부터 같은 오류가 생기지 않게 합니다
병합을 마친 뒤 번호 생성 규칙, 날짜 의미, 상태 정의를 담당자끼리 맞춥니다. 파일마다 같은 항목을 다른 이름으로 쓰는 문제는 한 번의 병합으로 끝나지 않습니다. 기본 서식을 공유하되 현장에 필요한 예외 칸은 명확히 정의합니다.
최종 파일에는 병합 기준일과 원본 목록을 남기고 원본을 찾을 수 있는 위치를 연결합니다. 공개 공유가 필요한 결과물이라면 개인 정보와 내부 경로를 제거한 별도 사본을 만듭니다. 병합 성공과 외부 공유 가능 여부는 별도 확인입니다.
작성 예제와 대조할 값
아래 값은 문서와 계산 방법을 설명하기 위한 가상 사례입니다.
| 요청·시각 | A 파일 | B 파일 | 판단 |
|---|---|---|---|
| R-014 / 09:00 | 발견 / 사진 P1 | 같은 내용 | 완전 중복 후보 / 출처 보존 |
| R-014 / 10:00 | 담당자 전달 | 행 없음 | 후속 이력 / 유지 |
| R-015 / 11:00 | 완료 | 회신 대기 | 충돌 / 확인 필요 |
같은 요청번호를 지우지 않고 정리하는 연습
A 파일에는 R-014의 09:00 발견과 10:00 전달이 있습니다. B 파일에는 09:00 발견이 똑같이 복사되어 있고 11:00 회신이 추가되어 있습니다. 요청번호만으로 중복 제거하면 세 단계 중 한 단계만 남을 수 있습니다. 비교 기준을 요청번호·시각·기록 종류로 잡으면 09:00 사본만 완전 중복 후보가 됩니다.
내용까지 같은지 확인한 뒤 대표 09:00 행에 A와 B 두 출처를 연결하고, 10:00 전달과 11:00 회신은 유지합니다. 최종적으로 R-014의 이력은 세 행입니다. 네 행에서 한 행을 대표 행에 연결했으므로 수량도 맞지만, 수량만 맞는다고 끝내지 않고 시간 순서로 읽어 업무가 이어지는지 확인합니다.
같은 시각의 내용이 서로 다르면 충돌 목록으로 옮깁니다. 예를 들어 A는 회신 대기, B는 완료라면 실제 회신 근거와 기록 작성 시점을 확인해야 합니다. 수정 시간이 늦은 파일을 무조건 우선하는 규칙은 원본 복사나 재저장 때문에 잘못 적용될 수 있습니다.
병합 결과를 공유할 때에는 원본 개수, 합친 행 수, 완전 중복 처리 수, 남은 충돌 수를 적습니다. 해결되지 않은 충돌이 있는 파일을 최종 검증 완료라고 부르지 않습니다. 뒤에서 수치를 집계할 담당자가 제외해야 할 범위를 알 수 있어야 합니다. 이 방식은 행을 줄이는 작업과 사실을 확인하는 작업을 분리해 줍니다.
예제를 읽은 뒤 확인할 해설
R-014가 두 시각에 나온다는 이유만으로 한 행을 없애면 발견에서 전달로 이어지는 이력을 잃습니다. 요청번호가 반복되는 것과 동일 행이 반복되는 것을 구분해 보세요. 행 수 대조 후에도 요청별 시간 순서를 한 번 읽어야 합니다.
내려받아 직접 대조하기
가상 원본 값과 기록 연습지, 해설을 함께 담았습니다. 압축을 풀고 practice.html을 열면 설치 없이 읽고 인쇄할 수 있습니다.
기능 확인에 사용한 공식 자료
- Excel 자동 필터
요청번호별 행을 모아 검토하는 기능 참고입니다.
- Excel 조건부 서식
중복 후보를 표시하는 기능 안내이며 자동 삭제의 근거는 아닙니다.
